zaterdag 25 oktober 2014

Beter Groepsdenken: zó doe je dat

Over het verbeteren van groepsdenken valt veel te zeggen. Hieronder een eerste bijdrage. Ik som een aantal basisregels op voor efficiënt vergaderen, wijs op enkele denkfouten en aanbevelingen bij groepsdenken en belicht een effectieve groepsdenkmethode. Vergaderen zal nooit meer hetzelfde zijn!


Basisregels bij vergaderen

Iedereen die wel eens vergadert herkent het wel: een onduidelijk doel van de vergadering, geen vooraf ingediende agenda, niet voorbereide collega's en geen vastgelegde actiepunten na de vergadering. Ik zou zeggen: stop daarmee en gebruik dit lijstje. Uiteraard aan te vullen of te schrappen naar eigen behoefte:

  • Het overleg begint én eindigt stipt op tijd
  • Laatkomers worden niet bijgepraat - het overleg gaat door
  • Doel van het overleg is  herhaald  en voor iedereen helder
  • Er wordt niet afgeweken van de agendapunten
  • Formuleer wat je wilt zeggen kort en bondig
  • Iedereen kan uitpraten en luistert naar elkaar
  • Accepteer een onderbreking als een onderwerp te lang duurt of als er van het agendapunt wordt afgeweken
  • Beperk je tot het agendapunt dat aan de orde is
  • Voeg alleen toe wat nog niet is gezegd
  • Er is een maximale tijd per agendapunt
  • Benoem zodra het overleg niet efficiënt verloopt
  • Bij besluiten wordt expliciet gevraagd om akkoord van iedereen. Besluit wordt vastgelegd (direct met de laptop).
  • Benoem bij actiepunten de actie-houder en opleverdatum. Leg dit vast (direct met de laptop) en stuur dit de deelnemers na afloop toe.
  • Het doel van het overleg is bereikt.


Het gevaar van consensus

Uiteraard zijn bovenstaande basisregels slechts voorwaardelijk om tot enige constructieve uitwisseling van gedachten te komen. Over de kwaliteit van innovatief groepsdenken zegt dit nog niet zo veel - maar daarover straks meer. Eerst enkele denkfouten bij vergaderen. In het boek 'De kunst van het heldere denken' (zie blog over de beste denkboeken) benoemt Rolf Dobelli het gevaar van consensus. Dit treedt namelijk als vanzelf op wanneer mensen (onder tijdsdruk) met elkaar samenwerken en vergaderen. Je kunt dit herkennen wanneer je bij jezelf of anderen merkt dat meningen, ideeën of overtuigingen niet worden uitgesproken. Hiervoor kunnen diverse redenen zijn: je wilt niet dwarsliggen, je bent niet zeker (genoeg) van je zaak, de anderen zijn het grondig met elkaar eens en dat zijn toch ook intelligente mensen, et cetera. Uit zelfbehoud wil je geen spelbreker zijn die de eensgezindheid verstoort. Dit is een voedingsbodem voor consensus vanuit groepsdruk. Soms kan dit niet veel kwaad, maar het kan ook leiden tot grote fouten en fatale besluiten. Onder normale omstandigheden zou je zelf niet achter dit soort besluiten staan.


Aanbevelingen

Wees je dus bewust van dit soort processen, waarbij het behoud van de harmonie, consensus en zelfcensuur in de groep belangrijker is dan de vrijheid en openheid van de kritisch meedenkende deelnemers.
Een belangrijke onderzoeker over dit onderwerp is Irving Janis. Hij beschreef de denkfouten die mensen maken wanneer zij gezamenlijke besluiten maken. The theory also reveals how pressures for conformity restricts the thinking of the group and stifles individual creativity and independent thought. In zijn boek 'Group Think' uit 1982 deed hij ook een aantal aanbevelingen om de fouten bij groepsdenken te voorkomen. Enkele hiervan zijn:

  • De manager of voorzitter accepteert en bevordert het leveren van kritiek op zijn oordelen.
  • De manager of voorzitter uit zijn/haar persoonlijke voorkeuren niet bij de start van een overleg maar creëert juist een open sfeer.
  • Laat tegelijk verschillende groepen onder leiding van verschillende personen aan hetzelfde probleem werken.
  • Eén of meer experts van buitenaf of gekwalificeerde collega’s die niet bij de groep horen, moeten regelmatig worden uitgenodigd voor inbreng in de discussie om kritisch te kijken naar de eerdere groepsopvattingen.
  • Op elke bijeenkomst van de groep moet minstens één groepslid optreden als ‘advocaat van de duivel’.
  • Na een voorlopige overeenkomst in de groep moet er enige tijd (dagen) gepauzeerd worden voordat een definitief besluit wordt genomen. Hierdoor ontstaat ruimte voor eventuele nieuwe gedachtevorming.

Effectieve groepsdenk-methode

Naast de gevaren en aanbevelingen rond beter groepsdenken bestaan er ook een aantal denktechnieken. Een van de meest bekende, is die van Edward de Bono. Hij ontwikkelde de groepsdenk-methode van de zes denkhoeden.


Naast een voorzitter, die het volgen van de denkmethode bewaakt, worden stapsgewijs verschillende denkrollen doorlopen. Het groepsdenkproces wordt opgesplitst in fases die door gekleurde hoeden wordt voorgesteld (zie voor inhoud de afbeelding). Dus alsof iedereen een gekleurde hoed op heeft waarbinnen de uitwisseling van gedachten plaatsvindt. Doordat elke stap bewust aan bod komt, wordt niet alleen het consensusgevaar (zie boven) voorkomen maar ook bijvoorbeeld de creativiteit en daarmee kwaliteit en effectiviteit van het overleg vergroot. Een belangrijke meerwaarde is dat deelnemers elkaar niet meer kunnen 'beconcurreren' op bijvoorbeeld het neersabelen van ideeën (de zwarte hoed), maar op inhoud van elke fase. Dus als je niet iets creatiefs hebt toe te voegen in de groene fase dan moet je je mond houden (te bewaken door de voorzitter en andere deelnemers). Hiermee wordt ook voorkomen dat bepaalde, meer dominante deelnemers een overleg kunnen overheersen. Juist alle deelnemers komen in gelijke mate aan bod. Dit zorgt voor meer balans, meer gelijkwaardigheid en daarmee een beter denkproces bij de deelnemers en 'opbrengst' van het overleg. De uitdaging bij deze methode van de zes denkhoeden is om de deelnemers bij elk van de denkfases te betrekken en niet dat ieder in zijn/haar 'comfortzone' van denken blijft steken met daarmee een contraproductief effect.

Net als elke denktechniek, vergt ook deze methode enige oefening. De opbrengst kan echter enorm zijn. Ook wat betreft cultuur en gedrag buiten de bijeenkomsten om. Geïnteresseerd? Om dit op te pakken heb ik enige documentatie beschikbaar. Stuur maar een berichtje, ik deel dit graag. Veel succes!!



1 opmerking: